Leder du efter en let, men alligevel enkel måde at samarbejde og dele opgaver med dit team? Microsoft Planner-appen hjælper dig med at gøre netop det og mere.

Siden introduktionen har Microsoft Planner-appen hjulpet forskellige teams over hele verden ved at hjælpe dem med at oprette nye planer, organisere og tildele forskellige opgaver, dele dokumenter, diskutere via chat, hvad hver person i øjeblikket arbejder på, og få statusopdateringer om hver opgave.

Kort sagt giver appen en visuel måde at organisere teamwork og holde sig opdateret om fremskridt til forskellige opgaver.

Appen er bygget til Office 365, men er kun tilgængelig for brugere med Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium og Education-abonnementsplaner.

Dette betyder, at det ikke er tilgængeligt til regeringsabonnement eller personlig brug.

Nogle af de opgaver, du kan udføre med Microsoft Planner-appen inkluderer:

• Samarbejde med dit team
• Vedhæft filer, fotos, dokumenter eller links
• Føj tjeklister til opgaver
• Føj kommentarer til opgaver
• Marker opgaver med etiketter
• Indstil og opdater status for opgaver
• Indstil eller tilføj et eksempelbillede til opgaver
• Se udviklingen i dine planer
• Se alle opgaver og planer
• Modtag e-mails om opgaver og planer
• Slet opgaver eller planer
• Spor fremskridt overalt og på enhver enhed

Sådan opretter du en plan i Microsoft Planner-appen

Microsoft Planner giver dig mulighed for at oprette en plan, organisere og opbygge dit team, tildele opgaver og få statusopdateringer.

Brugere, der er nye i Microsoft Planner, kan komme i gang ved at besøge opgaver.office.com, oprette planer i webappen og derefter se og opdatere deres planer på mobilen. Eksisterende brugere kan få Planner via internettet eller mobile platforme.

Følg disse enkle trin nedenfor for at komme i gang:

1. Log ind
2. Opret en plan
3. Tilføj en opgave
4. Angiv en dato for din opgave
5. Kategoriser dine opgaver
6. Tilføj folk fra dit team
7. Tildel opgaver til forskellige teammedlemmer
8. Hold styr på fremskridt

Trin 1: Log ind

Som nævnt tidligere er Microsoft Planner kun tilgængelig til arbejde eller skoleabonnement, så for at logge ind, skal du have dine legitimationsoplysninger til dit arbejde eller skolekonto.

Det er vigtigt at bemærke, at du ikke har brug for nogen softwareinstallationer på din pc eller anden enhed for at bruge appen. Du opretter blot forbindelse til det via din webbrowser.

Når du har logget ind, kan du gøre følgende:

• Gå ind på dit arbejds- eller skoleplanlæggerwebsted
• Se, rediger og opret planer
• Se, rediger og opret opgaver
• Chat med teammedlemmer
• Hold styr på fremskridt med planer og opgaver

Sådan logger du på Microsoft Planner:

1. Åbn webbrowser
2. Skriv http://office.com/signin eller https://portal.office.com på adresselinjen
3. Tryk på Enter-knappen på dit tastatur
4. Vælg den konto, du vil logge på med
5. Indtast din e-mail-adresse og adgangskode for den konto, du har valgt
6. Log ind

Bemærk: Hvis du allerede er logget ind eller har Office 365-miljøet til din arbejdsplads, kan du oprette forbindelse direkte til Microsoft Planner gennem appstarteren.

Følg disse trin for at udføre dette:

1. Vælg appstarter i dit browservindue
2. Vælg planlægningsflisen på startsiden eller appruden
3. Opret forbindelse til Planner

Oprettelse af en konto med Microsoft Planner

For at logge ind, skal dit arbejde eller din skoleinstitution have tilmeldt sig en godkendt Office 365-plan, så giver din administrator dig en konto.

Hvis du ikke er i stand til at logge ind på trods af dette, skal du tjekke med dit arbejde eller skolens helpdesk.

Trin 2: Opret en plan

Når du har logget på Microsoft Planner, kan du få adgang til webstedet og dermed være i stand til at se de tilgængelige planer for hver af dine Office 365-grupper.

Der er to forskellige typer planer: offentlige og private.

Offentlige planer er synlige for alle i dit arbejde eller skoleorganisation, hvilket betyder, at de kommer op, når nogen i organisationen søger efter plan, mens private planer er synlige for specifikke personer, der tilføjes planen.

Bemærk: Hvis du gør din plan offentlig eller privat, bliver din Office 365 Group også offentliggjort eller privat.

Følg disse trin for at oprette en plan:

1. Vælg en plan ved at gå til Foretrukne planer eller Alle planer (du kan også starte en ny plan ved at vælge Ny plan
2. Hvis du vælger Ny plan, skal du give din plan et navn

   

3. Vælg hvem der kan se din plan
4. Vælg Valg for at:

• Tilføj en beskrivelse
• Beslut om du automatisk vil tilmelde nye medlemmer til anmeldelse

1. Opret en plan

Bemærk: Oprettelse af en ny plan opretter også en ny Office 365-gruppe. Dette letter samarbejdet både i Microsoft Planner og andre applikationer såsom Outlook og OneDrive blandt andre.

Når du har oprettet en plan, er det næste trin at tilføje opgaver.

Trin 3: Tilføj opgaver, indstil datoer og kategoriser

Så du har logget ind, oprettet en plan, og nu vil du føje opgaver til din plan.

Tilføjelse af opgaver er blot at nedbryde, hvad der skal gøres, og af hvem.

Sådan tilføjes opgaver til din plan:

1. Indtast et opgavens navn under boksen Opgave
2. Vælg Tilføj opgave (du kan tilføje flere opgaver ved at skrive et opgavens navn, tryk derefter på enter, og fortsæt med at skrive for at tilføje mere. Hvis du ikke kan se boksen Opgave, skal du klikke på + plustegnet for at vise feltet, og derefter tilføje en opgave

Du kan tilføje flere detaljer til dine opgaver og bestemme udseendet på tavlen.

Microsoft Planner giver dig mulighed for at gøre følgende med de opgaver, du opretter:

• Indstil et eksempelbillede til hver opgave. For at gøre dette, vedhæft en fil, et foto eller et link til opgaven eller tilføj en tjekliste.

Det første foto, fil eller link, du vedhæfter, bliver forhåndsvisning. Hvis du vil bruge en anden vedhæftet fil som din eksempelvisning eller i stedet bruge en beskrivelse, skal du vælge opgaven og derefter vælge Vis på kort. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Vis på kort for at fjerne forhåndsvisningen.

• Tilføj opgavens start og forfaldsdato. For at gøre dette skal du vælge en opgave, derefter tilføje en startdato og en forfaldsdato.

Datoerne kan også tilføjes, når du opretter en ny opgave ved at vælge Angiv forfaldsdato.

Hvis du finder en dato er rød, betyder det, at opgaven er forfalden, selvom den stadig er i gang.

• Marker opgaver med etiketter. Etiketter hjælper dig med hurtigt at få øje på træk, der deles af forskellige opgaver, såsom placering, timing og opgaver.

For at føje etiketter til dine opgaver skal du gå til tavlen, vælge en opgave, vælge de farvede felter til højre og derefter vælge det flag, du vil bruge, og navngive det.

Trin 4: Føj folk til dit team

Følg disse trin for at tilføje folk til dit team:

• Gå til Planner
• Vælg medlemmer
• Indtast navnet på det medlem, du vil tilføje

Bemærk: I øjeblikket kan du kun tilføje personer i din organisation. Der er dog en plan under udvikling for at give brugerne mulighed for at tilføje personer uden for deres organisationer. Du kan se flere funktioner, der i øjeblikket er under udvikling på Office 365 Roadmap.

Når du tilføjer folk, kan du derefter tildele opgaver til dem.

Hvis du har brug for at fjerne nogen fra listen, eller ikke længere har brug for nogen i din plan, skal du følge disse trin:

1. Vælg pilen ved siden af ​​Planmedlemmer
2. Ret den person, du vil fjerne
3. Vælg de tre prikker
4. Vælg Fjern

Trin 5: Hold styr på fremskridt

• Indstil og opdater procesforløbet. Microsoft Planner-app kategoriserer opgaver i ikke startede, igangværende og afsluttede.

Du kan opdatere fremskridt ved at vælge opgaven og derefter bruge rullemenuen Fremskridt. Du kan bruge en tjekliste til at holde styr på forløbet med opgaver. Hvis du imidlertid leder efter en bredere plan eller for at se de generelle fremskridt med opgaver, viser oversigten over diagrammer dette for dig. Når du er færdig med en opgave, skal du markere den som afsluttet ved at pege på den og vælge markeringen.

Bemærk: Du kan se afsluttede opgaver ved at rulle ned på opgavelisten og vælge Vis afsluttet.

Når dine opgaver er indstillet, kan du organisere dem i spande og tilføje dem, du vil samarbejde med, mens du arbejder.

Sådan får du e-mail-meddelelser om opgaver

Nogle gange vil du holde styr på dine opgaver, mens du er på farten, og dette gøres muligt via e-mail-meddelelser i Microsoft Planner-appen.

E-mail-meddelelser aktiveres, når du opretter en plan, når du tilføjes som medlem af en eksisterende plan, hvis et andet medlem kommenterer en opgave, du har kommenteret, hvis planens ejer aktiverer underretninger om opgaveaktivitet, eller hvis du abonnerer på en plan.

Plansejere kan også sende underretninger via appen, til planens feed, hver gang en opgave er tildelt eller markeret som afsluttet.

Underretninger er som regel slået fra som standard, så for at modtage dem skal du tænde dem.

For at få e-mail-underretninger er det her, du skal gøre:

• Vælg de tre prikker til højre for din plan
• Vælg Rediger plan

  

• Vælg Send underretninger om opgavefordeling og opgaveafslutning til planens samtalefeed
• Marker afkrydsningsfeltet for at slå meddelelser til (for at slå meddelelserne fra, skal du fjerne markeringen i det samme felt).

For at abonnere på en plan skal du vælge de tre prikker til højre for planen og derefter vælge Følg plan i indbakken. Gør det samme for at afmelde dig, men vælg Stop efter at følge planen i indbakken.

Fordele og ulemper ved Microsoft Planner-app

Fordele

• Organiser teamwork og få mere gjort
• Let at bruge, da du kan starte det med et enkelt klik
• Organiser arbejde visuelt
• Synlighed og gennemsigtighed
• Sømløst samarbejde med dit team
• E-mail-meddelelser om opgaver og planer
• Arbejd på tværs af alle dine enheder
• Tilgængelige kanaler til afsendelse af feedback i tilfælde af problemer med fejlfinding med appen

Ulemper

• Ikke tilgængelig til personlig brug eller regeringsbrug
• App ikke fuldt udviklet som andre teamsamarbejdsapps, såsom Asana, fordi nogle funktioner stadig er under udvikling

Download Planner-appen fra Microsoft Office Store.

Del med os din oplevelse ved hjælp af Microsoft Planner-appen i kommentarfeltet nedenfor.