I den moderne konkurrencedygtige forretningsverden står alle organisationer over for nye udfordringer med hensyn til vedvarende produktivitet og skabelse af den mest engagerede arbejdsstyrke. At opnå måloutput i enhver organisation afhænger hovedsageligt af konsistensen i medarbejdernes produktivitetsniveau.

I dagens forretningsmiljø kan ingen organisationer udføre på sit højeste produktivitetsniveauer, medmindre hver eneste af sine ansatte er forpligtet til at forbedre de organisatoriske niveauer for produktivitet. Det betyder, at medarbejderne vil bidrage til virksomhedens vækst.

Men desværre har nogle forretningsejere en tendens til at undlade at overvåge deres medarbejders daglige produktivitet, og resultatet er det faktum, at deres jobydelse vil være skadelig for virksomhedens vækst, og denne ting vil ikke kunne opdages og kontrolleres.

En sådan ting ville ødelægge virksomhedens evne til at nå sine mål. Men takket være teknologi og softwareværktøjerne til overvågning af medarbejdernes produktivitet behøver organisationer ikke at vente på en alt for langvarig medarbejders præstationsvurderingsprogrammer for at vide, hvordan de har det på arbejde.

Hovedårsager til brug af medarbejderovervågningssoftware

E-mails er den primære kilde til overtrædelse af data for virksomhederne, fordi medarbejderne skal udveksle information gennem forretningskorrespondance, så det er vigtigt at sikre og spore data, når du er forpligtet til at overholde HIPAA-love, GRAMA-anmodninger og FINRA-regler.

Der er nogle enkle e-mail-overvågningsløsninger tilgængelige på markedet, som kan hjælpe dig med at overvåge medarbejderes e-mails for at sikre dig, at kritiske data heller ikke deles med vilje eller utilsigtet. Medarbejderovervågningsprogrammer inkluderer e-mail-overvågningsevner og flere værktøjer til overvågning af andre medarbejderes aktiviteter, mens de udfører deres job.

Et andet centralt aspekt af medarbejderovervågningssoftware er kapaciteten til at kontrollere deres aktivitet, mens du bruger virksomhedens udstyr såsom dets bærbare computere og desktops. Sådanne løsninger vil være i stand til at lade dig se, hvilke websteder der er adgang til af dine medarbejdere, hvem der er de ansatte, der normalt downloader filer, og når de tilslutter eller fjerner USB-drev.

Disse værktøjer vil også være i stand til at advare dig, når der søges efter bestemte nøgleord, der kræver bekymring fra din virksomhed, og disse inkluderer jobsøgning, pornografisøgning eller søgninger relateret til konkurrencedygtige kontakter.

De bedste værktøjer til overvågning af arbejdspladsen vil give dig administrativ kontrol, der giver dig mulighed for at blokere for sådanne aktiviteter og også begrænse adgangen til upassende eller usikrede websteder. Du kan med succes bruge værktøjer til at overvåge din medarbejders arbejde til at finde ud af, hvad en medarbejder har op til i disse dage.

Hvad skal du tage juridisk og teknisk set i betragtning?

Overvågning af medarbejderes e-mails kan virke som en krænkelse af medarbejdernes privatliv, men den amerikanske højesteret dømte tilbage i 2010, at det er lovligt for organisationer og virksomheder at overvåge de ansattes handlinger, mens de er på arbejde, og mens de bruger virksomheden udstyr. Dette inkluderer personsøgere, laptops, USB-drev og mobile enheder. Programmer til overvågning af nøglelogger og til indfangning af adgangskoder kan bruges, selvom der er nogle etiske kontroverser omkring brugen af ​​emnet.

Det er vigtigt at huske, at den føderale regering ikke lægger begrænsninger på medarbejdernes internetovervågning. På den anden side er der nogle individuelle stater, der sætter beskyttelsen først.

Flere og flere stater kræver i øjeblikket medarbejdere at underrette deres arbejdstagere, hvis deres virksomhed overvåger medarbejdernes online aktivitet, og dette inkluderer tastetryk og e-mails. Sådanne underretninger kan videregives i medarbejderhåndbogen eller som en e-mail-påmindelse.

Stealth mode vs. gennemsigtig tilstand

Når arbejdsgivere bruger sådanne overvågningsværktøjer, kan de vælge muligheden for at bruge dem stealth eller transparent tilstand.

Stealth-tilstand er også kendt som lydløs tilstand, og det betyder, at medarbejderne ikke kan se, at de overvåges. Overvågningsværktøjer i høj kvalitet køres uset og uopdaget af medarbejdere.

Den gennemsigtige overvågningstilstand giver dine medarbejdere mulighed for at se overvågningsprogrammet på deres systemer. Sådan software kræver installation på hver enkelt computer inklusive den administrative portal. Dette vil ikke være så let som stealth mode, da administratorerne bliver nødt til at tjekke hver enkelt rapport fra hvert system for at se, hvordan medarbejderne har det.

Hvordan fungerer overvågningsværktøjer?

Medarbejdersporingsværktøjer skal installeres på flere systemer, herunder en centralstation, i tilfælde af, at arbejdsgivere ønsker, at de ikke bliver opdaget af brugerne. For at denne type værktøj skal fungere korrekt, skal du først slukke firewall, og den tændes igen, når installationen er afsluttet.

På den anden side er det næsten umuligt for programmet at arbejde uden yderligere programrettelser og programmering for at gøre det muligt for PC-overvågningssoftware at arbejde omkring programmet. Dette vil punktere et hul i sikkerhedssystemet, og det vil gøre netværket sårbart over for alle former for malware, vira, spyware og så videre.

Vær forsigtig med vira i forklædning

Du skal være opmærksom på det faktum, at der er mange medarbejderovervågningsværktøjer, der faktisk er vira i forklædning, og selvom de muligvis giver dig keylogging og adgangskodeindfangning, vil de også indsamle dataene bag kulisserne og sælge dem for at bryde organisationens sikkerhed. De fleste af værktøjerne til overvågning af medarbejderaktivitet kan arbejde omkring firewall, men det er stadig muligt, at nogle trusler passerer uopdaget.

Implementering af softwaren: Cloud og lokalt

Et andet vigtigt aspekt at overveje er den måde, du implementerer softwaren på. Lokal er den mest anvendte mulighed, og de fleste værktøjer tilbyder den. Dette giver dig mulighed for at være vært for programmet og de data, det indsamler på din egen server. Denne løsning kræver lidt mere it-viden, og det kan tage længere tid at konfigurere. Cloud-løsninger er på den anden side lettere at administrere, og de kan indstilles hurtigere end den lokale implementering.

Løsninger, der passer til dine behov

Forældresoftware og overvågningssoftware er to løsninger, der overvåger brug af personlig computer. De er begge installeret og brugt på en enkelt computer, og de udgør ikke de samme trusler som f.eks. E-mail-overvågningsværktøjer, som vi allerede sagde arbejder omkring firewalls.

Overvågningssoftware og forældresoftware leveres med ekstra muligheder, der er designet til at forhindre cyberangreb sammen med værktøjer til overvågning af børn og ægtefæller, når de går online.

Der er masser af virksomheder, der også er på udkig efter e-mail-software og til apps, der overvåger udgående og indgående meddelelser til spyware, vira og trojanere.

Der er også e-mail-krypteringssoftware, der kan beskytte personlige data og kritiske oplysninger, når de overføres til tredjepartsmodtagere. Sådanne værktøjer sikrer, at de følsomme data kun fås adgang til og bruges af personer, der virkelig har brug for informationen, mens de også holder dem så sikre som muligt.

Her er de bedste fem valg til overvågning af medarbejdernes aktivitet:

Teramind

Teramind leverer software, der strømline processen med at indsamle medarbejderes brugeradfærd på pc'er for at identificere mistænksom aktivitet, for at overvåge effektivitet og effektivitet, for at opdage mulige trusler og for at sikre industriens overholdelse. Teraminds mission er at reducere sikkerhedshændelser ved at give adgang i realtid til brugeraktiviteter ved at tilbyde advarsler, alarmer, omdirigeringer og bruger-lock-outs for at holde forretning og organisationer så sikre og så effektive som muligt.

Softwaren leveres både på stedet og Cloud-baserede implementeringsmuligheder for at imødekomme enhver organisations krav.

Teramind kan med succes identificere, hvilke brugere der er mest risikable for din virksomhed ved at analysere tendenser i deres adfærd. Du kan tjekke, hvilke særlige politikker de har overtrådt og derefter uddanne dem for at forhindre fremtidige hændelser.

Med dette værktøj kan du også skrive regler, der reagerer på enhver observerbar brugeraktivitet, såsom at blokere en e-mail fra at blive sendt eller advare, når et bestemt dokument udskrives. Du har også muligheden for at registrere og logge al aktivitet, og de afspiller den som en video og analyserer session-metadata.

For at komme i gang med softwaren skal du følge disse trin:

• Tilmeld dig Teramind Basic Cloud medarbejderovervågningssoftware gratis.
• Installer overvågningsagenterne på de maskiner, du ønsker at overvåge, og vælg enten fuld- eller deltidsindstillinger til kontrol.
• Du skal tilpasse hver alarm- og overvågningsindstilling for at skræddersy platformen til dine behov.
• Du kan få adgang til alle funktioner fra softwarens platform for unikke overvågningsfunktioner, der forbedrer både sikkerhed og produktivitet.

HipChat

HipChat fungerer temmelig godt som et komplementært værktøj til WorkZone-stil platforme. Dette er et tidsstyringsværktøj, der stort set er en instant messenger, der er bygget til arbejdspladser. Du vil være i stand til at bruge det til at konfigurere vedvarende chatrum eller 1-mod-1-kommunikation.

En af dets mest nyttige funktioner er en komplet chathistorie, og nu vil de ansatte, der har gået glip af et møde på HipChat, ikke længere være nødt til at afbryde nogen anden for at indhente dem, de bliver bare nødt til at besøge sessionen igen og gennemse den hurtigt.

Denne tidssporingssoftware er et vigtigt værktøj til at kontrollere medarbejdernes daglige jobydelse, og det kan vise sig at være en mulighed for at identificere, hvilke strategier der fører til mest produktivitet.

WorkiQ

WorkiQ er et værktøj, der sporer medarbejdernes computeradfærd og giver rapporter om deres tidsforbrug til ikke-produktive og produktive applikationer. Værktøjets instrumentbræt giver tydelige billeder, der fortæller dig, hvilke medarbejdere og aktivt engagerede i deres arbejde, og hvilke der kontinuerligt bliver distraheret.

Dette værktøj giver dig magten til at kategorisere alle slags aktiviteter, til at spore processer på tværs af alle applikationer og sammenligne, hvordan forskellige brugere behandler lignende arbejdsenheder. Management-dashboards giver følgende fordele:

• Identificering af uproduktiv adfærd i øjeblikket af forekomsten
• Spotting og også givende produktiv opførsel
• Sammenligning af den faktiske medarbejderproduktivitet, herunder blandingen og kompleksiteten af ​​det arbejde, som medarbejderne håndterer
• Håndtering af fjernarbejdere
• Identificering af top performers for at være i stand til at gentage deres processer på tværs af tiden
• Forbedring af distributionen af ​​arbejde gennem identifikation af underudnyttede færdigheder eller overarbejdede medarbejdere

DeskTime

DeskTime er en enkel og sikker tidsporingsapp, der giver dig mulighed for at øge din virksomheds effektivitet og produktivitet. Ved hjælp af dette værktøj kan du lettere overvåge daglige aktiviteter, syge blade, overarbejde og ferier for dine medarbejdere. Du vil være i stand til at få et klart overblik over dit teams arbejdsgang. Med DeskTime kan du spore apps, URL'er og også offline tid, og du kan også få adgang til detaljerede data om de måder, dine medarbejdere bruger apps og websteder, og hvad de laver, når de ikke er online.

Værktøjet tilbyder dine autoskærmbilleder og aktivitetsrate trackere, som giver dig mulighed for at følge tiden brugt på individuelle projekter. DeskTime giver dybdegående indsigt og rapporter til fakturering, og du kan bruge dem til at tilpasse let, downloade og også sende CSV-rapporter for at give dine kunder den mest præcise information om mængden af ​​arbejde og tid brugt på alle de projekter, der er udviklet af virksomheden.

Du kan føre tilsyn med lokale og eksterne teams fra både din mobil og dit skrivebord, og på denne måde kan du spare tid ved at kigge over rapporterne om ydeevnen for din virksomhed, mens du er på farten. Værktøjets supportteam er tilgængeligt via chat, voicemail og også e-mail. Teamet fra DeskTime følger branchens sikkerhedsstandarder for at sikre de personlige oplysninger, de er forsynet med.

asana

Asana er et værktøj, der tilbyder opgaver, projekter, dashboards og samtaler for at give holdene mulighed for at flytte arbejdet mere effektivt fra start til slut. Du kan bruge det til at se fremskridtene for ethvert projekt uden at planlægge et statusmøde eller uden at skulle sende e-mails. Med dette værktøj vil du være i stand til at bruge brugerdefinerede felter til at spore alt, hvad der er meget vigtigt for dig, hvad enten det er bugs, jobansøgere eller kundeemner.

Du kan organisere dine opgaver i delte lister eller bestyrelser til alle dine møder, programmer og initiativer. Sektionerne og kolonnerne lader din tilpasse Asana for at matche dine arbejdsgange og tilføje struktur til alle dine projekter.

Du vil være i stand til at opdele arbejdet med en opgave i mindre dele eller dele arbejdet mellem flere projekter, og når en enkelt opgave bliver et stort og et vigtigt initiativ, vil du hurtigt kunne omdanne det til et projekt.

Medarbejderes adfærd er uforudsigelig, og ved hjælp af disse fantastiske værktøjer vil du være i stand til at øge deres effektivitet på arbejdet og din virksomheds samlede produktivitet. Gennemse dem alle og vælg din favorit i henhold til dine behov. Vi garanterer den høje kvalitet for alle de værktøjer, vi har diskuteret ovenfor til overvågning af dine medarbejders aktivitet på arbejdet.