Receptionen er enhver organisations ansigt og stemme. En automatiseret receptionistsoftware forenkler hele processen med besøgendehåndtering. Uanset om det er kunden, kandidaten eller klienten for dem, er receptionisten det første kontaktpunkt med organisationen. Det er hele grunden til, at de er lige så vigtige for en virksomhed ligesom HR eller marketingafdelingen.

Derfor er en receptionist hovedansvarlig for en behagelig oplevelse fra det tidspunkt, kunden ringer til eller kommer ind i organisationen. Men at styre kommunikation ansigt til ansigt, online og ved opkald, alt sammen på samme tid kan være stressende.

Diverse kontoropgaver som at ringe til klienter, fakturere, planlægge aftaler osv. Kan tilføje deres allerede udfordrende job. Det er når en automatiseret receptionistsoftware redder.

Her er en hurtig liste over nogle af de førende softwaresystemer til front office management med henblik på øget effektivitet i 2019.

Hvad er de bedste automatiserede receptionistværktøjer til pc?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, tilgængelig som apps og downloads, hjælper med at forbedre forretningskommunikation. Denne skybaserede automatiserede receptionistsoftware passer nemt med webbrowsere, smartphones og forretningsprodukter.

Vonage-forretningstelefonsystemer er perfekte til mellemstore virksomheder, der finjusterer deres VoIP-telefonsystem med enheder, der fungerer på Internettet.

Det hjælper også virksomhederne med at oprette forbindelse via telefon, via tekstbeskeder eller gennem videokonferencer, hvilket sparer en masse tid for receptionisterne.

Opkaldsmeddelelse, ikke forstyrr option eller screening til muligheden for at forbinde forskellige enheder i en udvidelse er blandt dens vigtigste funktioner. Kontoadministratorer kan administrere opkald via adminportalen og evaluere opkaldsoptagelser, ændre synlighed på instrumentbrættet med mere.

De kan også se faktureringsoplysninger og fastsætte opkaldsbegrænsninger på portalen. Bortset fra desktopløsninger kan brugere også downloade sin mobilapp for nem adgang. Det kan også synkroniseres med Google, Outlook eller CRM.

Pris: starter fra $ 19.99.

• LÆS OGSÅ: 5 bedste time off softwaresoftware for at holde dine medarbejdere glade

GoCanvas

Indtastning af data og kontaktadministration er et af de afgørende aspekter af personalet i receptionen. GoCanvas er en af ​​de bedste front office management software, der hjælper brugere med at afslutte deres arbejde på få minutter.

Det leveres med kraftfulde funktioner til organisationer ved at hjælpe brugerne med at oprette og udfylde ubegrænsede formularer. Som en bonus - kan brugerne også gemme ubegrænsede data.

Det tilbyder et træk og slip-værktøj, der giver brugerne mulighed for at oprette deres egne mobile apps uden kodning eller programmering. Det giver også brugere mulighed for at tage billeder til kontrol af værktøjer eller overvågning af næsehorn med blot et enkelt klik.

Derudover kan det hjælpe med at bekræfte en salgsordre ved blot at få en signatur på din smartphone.

Canvas hjælper også med beregninger til korrekt estimering af ordreprisen. Hvad mere? Det holder brugerne informeret om udstyret eller teammedlemets placering med GPS-sporing.

Stregkodescanning med et enkelt klik, problemfri assimilering af mobilbetalinger og uploade kundedatabase i dens andre apps er nogle af dens andre bemærkelsesværdige funktioner.

Pris: gratis prøveversion tilgængelig; Enterprise-version starter fra $ 45.

LÆS OGSÅ: 5 onboarding-software til at byde nye medarbejdere velkommen i 2019

Hilsen Digital Receptionist

Greetly Digital Receptionist er en app til besøgende check-in, der hjælper brugere med at få mere gjort. Administrationen er en kritisk og kompleks del af enhver organisation og forenkler hilsen arbejdsgangen med automatisering.

Fra styring af receptionen til fastsættelse af møder eller rejseplan hjælper denne software med at forenkle al multi-tasking og spare tid.

Denne front office management software har til hensigt at spare penge og øge effektiviteten, mens den tilbyder et højt niveau af tilpasning. Det fungerer på en skybaseret besøgende log og er altid tilgængelig for ekstra bekvemmelighed.

Desuden sender det øjeblikkelige advarsler gennem en stemmemeddelelse, e-mails, tekstbeskeder eller ved hjælp af Slack.

Pris: 14-dages gratis prøveversion tilgængelig; starter fra $ 99 / måned.

• LÆS OGSÅ: 4 bedste planlægningssoftware til restaurantmedarbejdere til 2019

Jive Voice

Jive-stemme er en anden skybaseret og integreret automatiseret rec

Denne receptionistsoftware er velegnet til forskellige virksomheder i alle størrelser. Fra voicemail-bokse til virtuel receptionistsoftware, det tilbyder en række hostede VoIP-suiter. Dette autoledsystem administrerer og opdaterer telefonsystemet i realtid. Det kan gøre det fra en internet-understøttet enhed ved hjælp af Jives websted.

Den visuelle opkaldsplaneditor af appen hjælper telefonsystemet med at opsætte på en fantastisk måde. Det hjælper med at oprette forhåndsplaner ved hjælp af en brugerdefineret opkaldsplan, der automatisk aktiveres, når brugeren er tilbage. Brugere kan også tilføje tilpassede hilsener, mens de hjælper dem med at tilføje tidsplanen for hele dagen på en gang.

En af dens andre vigtige funktioner er Find mig / Følg mig, der gør det muligt for brugerne at dirigere de indgående opkald til flere telefoner i et bestemt arrangement. Dette hjælper individuelle brugere med at opbygge en eksklusiv opkaldsstrøm, mens de skifter til deres udvidelse.

Pris: starter fra $ 19, 95.

• LÆS OGSÅ: 5 automatiseret CRM-software, som enhver virksomhed skal bruge

HootSuite

Håndtering af receptionen handler ikke kun om at deltage i opkald eller styre besøgende. Men det handler også om at finde og oprette en kundedatabase, og en af ​​de bedste måder at gøre i dag er gennem sociale medier.

Hootsuite er uden tvivl en af ​​de førende software, der hjælper brugere med at administrere deres sociale medier ét sted. Denne måde fungerer som en konkurrencedygtig front office management software, der hjælper receptionister med at få fat i de sociale medier.

Softwaren er designet til at spare tid ved at hjælpe brugerne med at planlægge deres sociale stillinger. Det hjælper dem med at forblive aktive på sociale medieplatforme på alle tidspunkter ved automatisk at planlægge flere af indlægene på alle sociale konti på en gang.

Det holder også brugerne opdateret med forud godkendt indhold, som teamet kan sende. Dataene gemmes i brugerens foretrukne skyfil.

Hvad mere? Det giver også brugere mulighed for at estimere effekten af ​​promoveringer på sociale medier med detaljeret rapportering. Desuden kan brugerne også kigge efter og filtrere chats med sociale medier ved hjælp af hashtags, nøgleord og også placering.

Brugere kan finde samtaler på flere sprog. Dette hjælper dem med at få et indblik i, hvad andre taler om deres brand osv.

Pris: 30-dages gratis prøveversion tilgængelig; derefter prissat til $ 5, 99 / måned.

I modsætning til hvad man tror, ​​har en receptionist i receptionen en masse ting at styre. Fra besøgende styring, deltagelse af klientopkald, planlægning af møder, frokoster eller rejserute til administrering af klientdatabase, der er meget, der skal gøres.

Dette er nogle af de bedst automatiserede receptionistsoftware, der hjælper dem med at spare tid og få tingene forenklet. Så start med at implementere dem i din virksomhed for øget produktivitet.