Alt for at øge produktiviteten og reducere tid brugt på at sende e-mail er en stor gevinst i min bog. Derfor er signaturen "Sendt fra min iPhone" knyttet til en e-mail blevet forbundet i alles sind med korthed, da ingen naturligvis forventer et langt e-mailsvar sendt, mens du er på farten fra en smartphone, ikke? Som følge heraf betragtes korte svar fra smartphones og iPhones ikke som uhøflige eller alt for korte, og du kan bruge denne forventning om en kort og præcis besked til din fordel, når du sender e-mails fra Mail-appen til OS X.Dette er en fantastisk måde at forbedre din e-mail-produktivitet, når du skriver og svarer fra skrivebordet, og mens nogle mennesker kalder det en mærkeforfængelighedssignatur, kan jeg godt lide at kalde det "kortfattet signatur". Sikker på, nogle mennesker kan ikke lide det og vil hellere fjerne signaturen "Sendt fra min iPhone" selv fra deres iPhones og iPads, men hvis du kæmper med e-mailtræthed og besvarelse af e-mails, anbefaler jeg stærkt, at du ikke kun forlader det på plads i iOS, men udvider det til skrivebordet, og det er det, vi skal dække. Vi vil fokusere på at tilføje denne signatur til standard Mail-appen, der følger med Mac OS X. Hvis du er en almindelig læser, har du måske bemærket, at vi har anbefalet dette før i en gruppe Gmail-tip, hvis du foretrækker at brug webmail, tjek det ud i stedet.

Indstilling af Brevity-signaturen i OS X Mail-appen

Ja, hvis det ikke var klart, anvender vi iPhone-signaturen til Mac OS X Mail-appen:

• Åbn Mail-appen, og træk Mail-menuen ned for at vælge "Præferencer"
• Vælg fanen "Signaturer", og vælg din primære e-mail-konto fra venstre side
• Klik på plusikonet for at tilføje en ny signatur, navngiv den "iPhone" eller noget lignende, og skriv i højre side (uden anførselstegn) "Sendt fra min iPhone"
• For ensartet skrifttype skal du bruge Helvetica 12 som signaturskrifttype. Du kan markere afkrydsningsfeltet ud for "Skal altid matche min standardmeddelelsesskrifttype", hvis den er valgt
• Markér afkrydsningsfeltet for "Placer signatur over citeret tekst", da det er hvad iPhone gør
• Træk undermenuen "Vælg signatur" ned, og vælg "iPhone" for at gøre den til standard for e-mails sendt fra den konto
• Luk ud af præferencer

Vælg ikke "Alle signaturer", når du opretter signaturen fra menuen i venstre side, da den ikke altid vil være tilgængelig. Sørg for at vælge den mailkonto, du bruger eller ønsker at bruge, kortsignaturen med.

I dette eksempel er signaturen blevet anvendt på en Outlook.com-konto, der er konfigureret til brug i Mail-appen.

Én bemærkning: Signaturplaceringen kan variere lidt på en iPhone afhængigt af, hvordan beskeden er citeret, men generelt anvendes den altid direkte under din besked, og ikke hele beskeden.

Brug af "Sendt fra min iPhone"-signatur i Mail

Signaturen er allerede blevet indstillet som standard, men lad os bekræfte, hvordan den skal bruges, eller hvordan den midlertidigt deaktiveres alligevel:

• Skriv en ny mailbesked, eller besvar en e-mail
• Se under emnelinjen i højre side efter "Signatur"
• Vælg "iPhone" for at inkludere signaturen "Sendt fra min iPhone" i denne e-mail
• Vælg "Ingen" for IKKE at inkludere signaturen på denne e-mail
• Skriv en kort besked og send som norm alt

I dette eksempel er den selverklærede Brevity Signature vedhæftet et langt e-mailsvar sammen med et ekstremt kort svar. Vores korte signatur får det til at føles ok!

Igen er hensigten her at føle sig mere tryg ved at tilbyde korte, direkte og præcise svar på indgående e-mails, og dermed forbedre din e-mail-produktivitet og frigøre tid til at udføre andet vigtigere arbejde (medmindre du bliver bet alt at e-maile hele dagen, selvfølgelig).

Har du nogen e-mail-produktivitetstips til at håndtere det stormløb af beskeder, vi alle får regelmæssigt? Fortæl os det i kommentarerne!